Cuando intentamos resolver un problema entre muchas personas, es frecuente que nadie se escuche, que se presenten ideas en forma desordenada y que las reuniones terminen siendo un verdadero caos. Una opción para ordenar el trabajo grupal, es hacer que la disposición de los participantes cambie -durante la reunión- formando varias figuras. Así, irán formando sucesivamente: un círculo, un cuadrado, un semicírculo, un triángulo y un rectángulo.
La formación de figuras es una efectiva técnica de preparación para resolver problemas en equipo, porque considera la relación entre la posición física de los miembros del grupo y su "posición" frente al problema.
Para la aplicación de esta técnica es recomendable que alguno de los participantes desempeñe el rol de coordinador, o facilitador. Su tarea será indicar y coordinar el cambio de una figura a la otra y registrar las conclusiones de cada paso. A continuación, presentamos los detalles de esta técnica:
Círculo: esta figura favorece la escucha. El círculo es una forma que se utiliza desde tiempos remotos para unir a las personas en torno a algún asunto. Por ejemplo, alrededor de una fogata. Como no contiene extremos, un círculo coloca a las personas en una situación de armonía, igualdad e integración. Esta es una figura importante en las reuniones, porque acerca a las personas. Al verse unos a otros, los participantes comienzan a escucharse y a acercarse: se reclinan sobre sus lugares como señal de atención y así el círculo se hace cada vez más pequeño.
Cuando muchas personas intentan resolver un problema, es muy común que se "eleve la temperatura" de la reunión: cada uno defiende su posición sin escuchar a los demás, sube el tono de voz, etc... Para avanzar en el análisis del problema, es fundamental que se enfríe esta situación. Gracias a su predisposición a la escucha, la formación de un círculo contribuye con este "enfriamiento". Cuando los participantes se escuchan, es más fácil que aprecien el problema en toda su complejidad y tomen conciencia de cómo afecta a otras personas.
Cuadrado: esta figura iguala las posiciones. Como contiene cuatro caras, las personas deberán unirse a quienes se sientan más cercanas en la visión del problema, hasta que queden sólo cuatro posturas. Cada "cara" expone su visión a las demás, luego de consensuar un mensaje entre las personas ubicadas sobre ella. Una característica de esta figura es que todos sus lados tienen el mismo "valor" (es decir, longitud), pero diferente orientación. Su formación permite a los miembros del equipo ordenar las visiones del problema, reconocer sus diferencias, pero teniendo presente la igualdad de valor de cada visión.
Cuando las personas opinan, les cuesta reconocer el valor de las posturas de los demás. Formar un cuadrado les permite "ver" que piensan diferente, pero -a la vez- entender que ninguna perspectiva es superior a otra.
Semicírculo: esta figura permite identificar los recursos faltantes para resolver el problema. Cuando los participantes se sientan formando un semicírculo, queda un espacio vacío frente a ellos. Esta mitad vacía indica que, más allá de cuán lejos hayan llegado en el entendimiento del problema, sólo están "a mitad de camino".
Muchas veces, las personas piensan que al compartir todas sus visiones, ya tienen un cuadro completo del problema. Sin embargo, el conjunto de posturas también es una parcialidad. Para avanzar necesitan más información, considerar otros elementos y -posiblemente- convocar a otras personas. La formación de un semicírculo les da una imagen clara de estas "carencias" que las vuelve más receptivas a recibir ayuda.
Triángulo: esta figura permite simplificar el problema. El triángulo es una figura cuya imagen sugiere foco: consiste en una base amplia, que sostiene dos caras que confluyen en un vértice. Esta forma representa muy bien un proceso de consenso y unificación de criterios. Los participantes forman un triángulo imaginario, ubicándose en la "base" y colocando una pizarra en el vértice opuesto. Cada persona va presentando el material procesado en las etapas anteriores, éste se evalúa y se selecciona aquello que sirve para continuar. A medida que se descartan consideraciones, argumentos e información, el triángulo se achica.
Frente a un problema, las personas tienden a simplificarlo lo antes posible para facilitar el hallazgo de una solución. Es correcto hacer esto, pero como último recurso, no como primer medida. La simplificación es una función necesaria, pero no debe hacerse antes de haber comprendido un problema en toda su complejidad. Gracias a los procesos anteriores, las personas tienen un cuadro claro del problema y esta claridad les permite ejercer elecciones más conscientes y responsables.
Rectángulo: para resolver un problema, normalmente las personas se sientan alrededor de una mesa formando un rectángulo. Pero en lugar de ser la posición inicial y definitiva, debe ser la última, ya que necesita estar precedida por las cuatro anteriores.
En este punto de la reunión, el equipo ha desarrollado una perspectiva genuina y profunda del problema (en su formación en círculo), ha respetado y valorado todas las posturas (cuando formaron un cuadrado), ha considerado toda la información necesaria para resolverlo (a través del semicírculo) y ha simplificado el problema (formación triangular). Recién ahora es el momento de decidir cómo resolver el problema. Haber realizado las etapas anteriores, le permite al equipo determinar qué acciones, estrategias y mediciones tienen más sentido aplicar (determinar estos procedimientos antes hubiese sido inefectivo).
Hay un hecho al que no prestamos la debida atención, pero que resulta crucial en el trabajo grupal: las acciones físicas influyen en las emocionales e intelectuales. Una determinada relación de distancia, posición y contacto visual con otra persona, puede predisponernos a algunas actitudes y alejarnos de otras. Si queremos resolver problemas en equipo en forma efectiva, necesitamos elegir métodos y procesos que propicien determinadas actitudes y no otras.
A lo largo de las etapas del proceso presentado, vimos cómo las sucesivas figuras predisponían a diferentes conductas y facilitaban el logro de determinados resultados. Si pensábamos que un triángulo o un círculo no tenían nada que ver con la resolución de problemas... ahora sabemos que pueden facilitarnos enormemente esta tarea!
